La troviamo in quasi tutte le email, un messaggio, posto in calce, che fa riferimento alla privacy. Ma è davvero obbligatorio? E come deve essere redatto?

Vi sarà sicuramente capitato di trovare, in calce alle email, un messaggio in cui si avverte il destinatario della natura personale e riservata delle informazioni inviate. Tale messaggio coincide con il più noto termine disclaimer, tratto dal dizionario anglosassone.

La prima cosa da sapere è che nessuna norma menziona esplicitamente il disclaimer, tantomeno ne impone un obbligo di utilizzo. Tuttavia è molto comune trovarlo nei messaggi di posta elettronica a supporto dell’informativa.

Tuttavia si possono individuare i riferimenti normativi relativi alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali –  D.lgs 196/03 noto come Codice Privacy e Regolamento Europeo 679/2016 GDPR - ed  il Codice Penale, indirettamente richiamato quando si avverte il destinatario che qualsiasi uso del messaggio è vietato - art.616 c.p. “Violazione, sottrazione e soppressione di corrispondenza”.

Questa avvertenza costituisce quindi una misura di sicurezza ulteriore per il mittente che informa il destinatario delle leggi vigenti in materia di privacy e di violazione della corrispondenza, avvertendolo dei rischi in cui incorre se adotta comportamenti vietati. Il destinatario dell’e-mail è così esortato ad evitare qualsiasi uso, riproduzione o divulgazione del contenuto del messaggio.

Detto questo, e solo a titolo di esempio, copio qui sotto quella che uso io. Senza la pretesa che sia perfetta, può essere utile, da copiare ed incollare, a chi non sa come redigerla!

La presente comunicazione potrebbe contenere informazioni riservate o protette, ovvero di carattere confidenziale e sono destinate unicamente alle persone o aziende in indirizzo. Le stesse informazioni sono di carattere aziendale e non personale e destinate ad uso esclusivo del ricevente. Le opinioni, le conclusioni e le altre informazioni qui contenute, che non siano relative alla nostra attività caratteristica, devono essere considerate come non inviate né avvalorate da noi. Se tale messaggio è stato ricevuto per errore, vogliate cortesemente avvisare prontamente il mittente, rispondendo a questa email, ed il messaggio deve essere distrutto, compreso ogni allegato presente.

E’ strettamente proibito e potrebbe essere fonte di violazione di legge qualsiasi uso, comunicazione, copia o diffusione dei contenuti di questa comunicazione da parte di chi l’abbia ricevuta per errore o in violazione degli scopi della presente.

La trasmissione via posta elettronica non può essere ritenuta sicura o priva di errori, in quanto le informazioni potrebbero essere intercettate, danneggiate, smarrite, distrutte, arrivare in ritardo o incomplete, oppure contenere virus informatici. Il titolare del trattamento, [nome_azienda], per queste ragioni promuove e mette in atto tutte le misure ritenute idonee a proteggere queste comunicazioni ed i dati in esse contenute, in ottemperanza a quanto disposto dalla normativa di riferimento e dalle buone prassi.

E’ possibile rivolgersi direttamente al Titolare del trattamento scrivendo a [email-contatto-privacy]