La PEC va conservata digitalmente!

Abbiamo già scritto in un precedente articolo  che la PEC va conservata. Su questo aspetto credo che possiamo essere tutti (o quasi) d’accordo. Il problema rimane ancora come si deve conservare. Quello che segue è quanto viene riportato all'interno di in un messaggio PEC:

“Ricevuta di avvenuta consegna

Il giorno 30/11/2016 alle ore 09:47:21 (+0100) il messaggio “xxxxxxx” “insersrl@xxxxxx.it” ed indirizzato a
axxxxx@xxxxxxx.it
è stato consegnato nella casella di destinazione.

Questa ricevuta, per Sua garanzia, è firmata digitalmente e la preghiamo di conservarla come attestato della consegna nella casella indicata

Identificativo messaggio:opec230.20120130094713.02484.08.1.17@xxxxxx.it ”

Va notato come la parola "conservarla" è sottolineata ed in grassetto! La domanda che si pone è: come conservarla correttamente?

Anche in ragione di quanto si legge nel messaggio, basterebbe conservare semplicemente la Ricevuta di Consegna. Infatti una Ricevuta di Consegna di una PEC coniente tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo , ovvero il messaggio inviato, la ricevuta e il file daticert.xml che contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato id del messaggio PEC, la consegna e chi ha inviato la PEC). Diventa dunque fondamentale archiviare e conservare a norma la PEC.

Considerare la PEC semplicemente alla stessa stregua della Raccomandata cartacea induce ancora oggi molti nella convinzione, del tutto errata, di poterla trattare allo stesso modo, cioè in forma cartacea, in altri casi ci accontentiamo di un "salva con nome" all'interno di un client di posta, in altri ancora si adottano soluzioni a di poco fantasiose. Molto di rado, se non mai, applichiamo alla PEC il processo di conservazione sostitutiva seguendo le "Regole Tecniche" previste. 

Vediamo insieme perchè ciò è un grave errore.

Sicuramente la PEC ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma come si dà prova dell'avvenuta notifica ai sensi della legge 52/94? E’ noto che la PEC è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione, come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 febbraio 2005 n.68). La PEC è dunque un documento informatico, ovvero la rappresentazione informatica di dati, atti e fatti giuridicamente rilevanti, ed in quanto tale deve essere obbligatoriamente conservato, in modalità elettronica, così come espressamente previsto dal DMEF 17 giugno 2014 e dal DPCM 3 novembre 2013. In tal modo si garantisce , in caso di contenzioso - l'opponibilità a terzi del messaggio. Il mittente ha quindi l'obbligo di esibire l’accettazione e la consegna per darne effettiva prova al Giudice competente a dirimere una controversia.

Con la sentenza del 19/05/2015, la Corte Suprema di Cassazione, Sezione Lavoro, pubblicata il 7 ottobre 2015, ha dichiarato l'inesistenza di una notifica effettuata tramite PEC ai sensi della L. n. 53 del 1994, "non avendo fornito, il ricorrente, la prova dell'avvenuta notifica nei modi e nelle forme previste dalla vigente normativa".

E' dunque importante che gli utenti, professionisti e non, piuttosto che capire se conservare o meno la PEC, vorrebbero sapere COME.

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