Fatturazione Elettronica: il momento per pensarci è adesso!

Siamo agli sgoccioli: tra poco più di due mesi dovremo essere in grado di emettere e, soprattutto, ricevere fatture in formato .xml. Occorre dunque pensare, da subito, a sistemi adeguati, efficienti, collaudati: il rischio di non riuscire a svolgere le attività di gestione della fatturazione è molto alto.

Dopo 8 convegni, più di 300 aziende partecipanti e un paio di decine analizzate, incontri con una dozzina di studi di commercialisti, numerosi incontri, mesi di analisi, confronti e riflessioni una cosa è ormai chiara: la questione Fatturazione Elettronica è enormemente sottovaluta!

Abbiamo registrato molte posizioni diverse e molte obiezioni che, vi confesso, mi lasciano almeno perplesso, e che riporto di seguito.

Una delle più frequenti e gettonate è “ci penserà il mio commercialista”.

Ora, tralasciando la considerazione che l’attività di fatturazione non è propria del consulente e dovrebbe essere nel pieno controllo di una azienda, mi sembra proprio che i professionisti non abbiano intenzione, e neppure siano in grado, di gestire tutte le attività di emissione, ricezione, controllo delle PEC, gestione delle notifiche di scarto, rifiuto, accettazione ecc. per tutti i loro clienti.

Dal punto di vista operativo, con una soluzione edeguata, produrre, inviare o rivcevere e conservare digitalmente una fattura elettronica sarà più semplice di quanto fatto fino ad oggi con la fattura cartacea o con soluzioni tipo fogli excel o word. Per chi ha usato una soluzione gestionale, invece, non cambierà poi di molto.

Altra obiezione riguarda il tempo.

Alcuni credono, o sperano, che ci possa essere una proroga, altri che ci si possa pensare più in avanti: “ma fino a gennaio c’è ancora tempo!”

La verità è che si tratta di mettere mano a dei processi e, per quanto l’utilizzo di una soluzione software possa essere semplice, e almeno per le principali lo è, arrivare tardi significa prendere una decisine affrettata col rischio di implementare una soluzione inadeguata: questo si tradurrà inevitabilmente in maggiori costi per le aziende ed una rivoluzione, che doveva concretizzarsi in una grande opportunità si trasformerà in un ulteriore aggravio di costi.

Sono già disponibili gli strumenti gratuiti di AdE

Una terza situazione riguarda la convinzione, o anche qui la speranza, di poter utilizzare, con relativa semplicità, gli strumenti gratuiti, quelli messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate o trovate in rete, o soluzioni a basso costo. E’ vero, è possibile ma dico che non è una strada percorribile!

Fare tutto da soli significa avere delle competenze ma, soprattutto, molto tempo a disposizione.

Affrontare da soli la generazione dell’xml, le validazioni file, le firme digitali, upload di file, controllo pec, accettazioni, rifiuti, ecc., sarebbe poi un lavoro di proporzioni titaniche.

E le fatture ricevute? Può sembrare una cosa banale ma ricevere una fattura elettronica non è esattamente come riceverne una cartacea o testuale via email. L’alternativa sarebbe quella di recuperare una ad una le fatture dalle PEC che, com'è noto, possono essere talvolta complicate o inaccessibili (scadute, password dimenticate, ecc.). Poi vanno registrate ed archiviate ma solo dopo averle naturalmente “tradotte” da XML in un formato leggibile (pdf o foglio di stile).

Ma, soprattutto, vanno conservate digitalmente: non è possibile archiviare il cartaceo, e neppure salvarle su una chiavetta, hard disk, o altre soluzioni del genere. Questo è uno scoglio insuperabile se non avvalendosi di un conservatore accreditato.

Anche in questa fase esiste il servizio dell’Agenzia delle Entrate ma, badate bene, il servizio di conservazione che offre l’agenzia delle entrate non assicura di essere in regola con le numerose e complesse normative al riguardo. Alla fine del processo poi, coloro che non conserveranno le fatture lasciando che l’obbligo si intenda assolto dall’Agenzia e che i documenti eventualmente opponibili siano solo in mano ad essa, di fatto stanno affidando alla controparte, in caso di contenzioso, la conservazione dei documenti che possono dimostrare le proprie ragioni?

Infine rilevo che la maggior parte delle aziende, o dei decisori all’interno delle stesse aziende, non ha ben chiaro il funzionamento del sistema di trasmissione e, soprattutto, di ricezione dell’xml. Questa gravissima lacuna ha già portato a compiere una serie di errori che renderanno veramente difficile, se non impossibile, gestire l’intero processo.

Ad esempio, molti si sono già registrati sul portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate, e comunicato ai fornitori il codice univoco ricevuto; oppure hanno deciso di ricevere sulla propria PEC le fatture elettroniche. Questo significa gestire da soli l’intero processo e, come già detto, potrebbe essere ingestibile.

Attenzione ai tempi: cosa dicono i fornitori di software

Ultima considerazione riguarda i tempi tecnici per attivare ed implementare le soluzioni in azienda. Molte aziende produttrici di software hanno oramai i tempi contingentati ed il rischio di arrivare troppo tardi, tanto che non si riesca ad avere la soluzione in casa in tempo utile, è un rischio concreto: già alcune hanno comunicato che, per le richieste che dovessero pervenire dal mese di novembre, non sono in grado di assicurare l’operatività dal 1 gennaio 2019.

In conclusione, se non volete che una opportunità si trasformi in un incubo, affidatevi ad una soluzione che possa offrire garanzie di adeguatezza, affidabilità, competenza con soluzioni collaudate.

La scelta di strumenti avanzati ed integrati, contro soluzioni che “non chiudono il cerchio”, farà la differenza tra affrontare la situazione in serenità o vivere in un delirio.