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Domande: informativa, quando non è obbligatoria.

Massimo chiede:

Leggo da post precedenti che se una azienda detiene i dati del cliente solo per assolvere agli obblighi di legge l'informativa non dovrebbe essere necessaria. Potete spiegare meglio?

Risponde Luigi Duraccio:

Nel caso di utilizzo di dati di fornitori o di clienti di un’impresa solo per assolvere ad esempio ad obblighi di carattere fiscale, contabile, tributario, l’informativa potrebbe essere una ridondanza rispetto a obblighi che già esistono, o sono previsti dalla tipologia di contratto; oltre a ciò è ragionevole pensare che il cliente o fornitore ne sia perfettamente consapevole: in questo caso, o casi analoghi, l'informativa non è necessaria.
Il considerando 62 prevede anche che non è necessaria l’informativa anche nel caso in cui la registrazione o la comunicazione dei dati personali siano previsti da obblighi di legge. 

Si può in ogni caso ritenere che ci siano elementi non sufficientemente chiari nel trattamento o il cliente/fornitore non abbia mai ricevuto adeguata informazione in merito: in questo caso sarà necessario fornire la informativa e/o chiedere il consenso relativo.
All'interno dell'art. 13 del GDPR trovate le informazioni che obbligatoriamente devono essere contenute nell'informativa. 

Vale la pena in questa sede chiarire alcune cose.
La prima considerazione è che il titolare del trattamento dati (l’impresa o il professionista) deve sempre tener presente il principio di "responsabilizzazione" (accountability) fondamentale nel decidere quali trattamenti effettuare e come. Questo principio impone in capo al titolare del trattamento degli obblighi che sono suoi propri e che non può delegare in alcun modo.
La seconda è che la norma prevede numerosi obblighi, anche molto stringenti e specifici. Tuttavia, in anche in virtù di quanto detto poco sopra, nel caso delle piccole imprese, le regole possono essere flessibili.
Quello che deve guidare le scelte è la considerazione che l'interessato ha sempre il diritto di conoscere con precisione l’utilizzo che viene fatto dei propri dati.

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